Antrag auf digitale Übermittlung Ihrer Abschlussdaten

Mit diesem Antrag können Sie veranlassen, dass Ihre Abschlussdaten des Master of Education im Rahmen der Bewerbung für den Vorbereitungsdienst an Schulen in NRW digital an die zuständigen Stellen übermittelt werden.

Übersicht über die notwendigen Schritte:

  1. Antrag: Sie füllen das auf dieser Seite vorliegende Onlineformular zur digitalen Übermittlung Ihrer Abschlussdaten bis spätestens 11.10.2026 vollständig aus. Zur Verifikation Ihrer Identität müssen Sie im Formular eine digitale Kopie Ihres gültigen Personalausweises oder Reisepasses hochladen.
  2. Sie erhalten im Anschluss eine automatisierte E-Mail an die von Ihnen im Onlineformular angegebene S-Mail-Adresse (bitte auf richtige Schreibweise achten, endet immer auf: @smail.uni-koeln.de), die Ihre Formulareingabe bestätigt.
  3. Die digitale Übermittlung an das Ministerium für Schule und Bildung des Landes NRW erfolgt zu fest vereinbarten Stichtagen. Wir informieren Sie noch einmal separat per E-Mail, sobald Ihre Daten übermittelt wurden.
  4. Sollten Sie über einen Master of Education mit dem Unterrichtsfach Evangelische Religionslehre oder Katholische Religionslehre verfügen, übermitteln wir Ihre Abschlussdaten an die von Ihnen angegebene zuständige Evangelische Landeskirche bzw. das Erzbistum Köln an einem festen Stichtag. Auch hier erhalten Sie eine Information per E-Mail darüber, sobald Ihre Daten übermittelt wurden.

  5. Sie müssen die beglaubigte Kopie des Masterzeugnisses unverzüglich nach Erhalt bei der einstellenden Bezirksregierung und im Falle, dass Sie eine vorläufige kirchliche Unterrichtserlaubnis für den Religionsunterricht benötigen auch beim Erzbistum Köln bzw. der zuständigen Evangelischen Landeskirche nachreichen.

     

HINWEIS: Wir übermitteln Ihre Abschlussdaten mit Ihrem Einverständnis nur:
- Wenn bereits alle Leistungen Ihres Studiums in KLIPS 2.0 verbucht worden sind,
- Sie den Antrag auf digitale Übermittlung gestellt und
- Sie sich für den Vorbereitungsdienst in NRW beworben haben!

Sollten Sie absehen können, dass Sie NACH Ablauf der Frist zur Digitalen Übermittlung Ihrer Daten ans NRW-Schulministerium aber VOR dem Einstellungstermin, eine letzte Leistung erbringen und verbucht bekommen, schreiben Sie eine Email an zfl-pa-leitung@uni-koeln.de, in der Sie Ihren Fall darlegen.

Schulform
Für welche Schulform haben Sie sich für den Vorbereitungsdienst beworben?
Für welchen Starttermin haben Sie sich für den Vorbereitungsdienst beworben?

HINWEIS: Wir übermitteln Ihre Abschlussdaten nur, wenn Sie sich für den Vorbereitungsdienst in NRW beworben haben!

Welchem Zentrum für schulpraktische Lehrerausbildung sind Sie zugeordnet? (Bitte die endgültige Zuordnung angeben und nicht den Erstwunsch oder Ähnliches.)
Falls Sie Ihren Master of Education mit dem Unterrichtsfach Evangelische oder Katholische Religionslehre abgeschlossen haben, können Sie hiermit auch zusätzlich die digitale Übermittlung Ihrer Abschlussdaten an die zuständige Evangelische Landeskirche bzw. an das Erzbistum Köln beantragen.

Falls Sie dies auf Sie zutrifft, geben Sie im Falle der Evangelischen Religionslehre die für Ihre vorläufige kirchliche Unterrichtserlaubnis zuständige Landeskirche bzw. im Falle der Katholischen Religionslehre das Erzbistum Köln an:
Maximal 2 Dateien möglich.
5 MB Limit.
Erlaubte Dateitypen: gif jpg jpeg png pdf.
Einwilligung in die Erfassung und Übermittlung von Daten im Rahmen der Bewerbung für den Vorbereitungsdienst für Lehrämter an Schulen NRW

Zweck, Art und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Im Rahmen der Bewerbung und Einstellung in den Vorbereitungsdienst für ein Lehramt in NRW ist die Vorlage verschiedener Unterlagen, insbesondere des Zeugnisses über den erfolgreichen Abschluss des Master of Education erforderlich. Gemäß § 4 (3) OVP gilt das Masterzeugnis auch dann als fristgerecht vorgelegt, wenn die jeweilige Universität dem Ministerium für Schule und Bildung des Landes NRW den erfolgreichen Abschluss des entsprechenden Master of Education fristgerecht elektronisch bestätigt. In diesen Fällen muss das Masterzeugnis unverzüglich der einstellenden Bezirksregierung nachgereicht werden.
Die Hochschulen haben sich mit dem Ministerium für Schule und Bildung des Landes NRW auf ein Verfahren für einen elektronischen Datenaustausch verständigt. Durch dieses Verfahren ist sichergestellt, dass alle Absolvent*innen eines Master of Education, die sich im Rahmen des Seminareinweisungsverfahrens (SEVON) für die Einstellung in den Vorbereitungsdienst beworben haben und alle sonstigen Einstellungskriterien erfüllen, ihren Vorbereitungsdienst regulär antreten können. 

Darüber hinaus hat sich die Universtiät zu Köln mit den zuständigen Stellen für die Erteilung der vorläufigen kirchlichen Lehrerlaubnis für die Unterrichtsfächer der Religionslehren ebenfalls auf ein solches Verfahren geeinigt. Dadurch ist sichergestellt, dass die Absolvent*innen eines Master of Education mit dem Unterrichtsfach Evangelische Religionslehre oder dem Unterrichtsfach Katholische Religionslehre auch im Falle einer Verzögerung bei der physischen Ausstellung des Masterzeugnisses fristgerecht den Masterabschluss für die vorläufige kirchliche Lehrerlaubnis für den Vorbereitungsdienst nachweisen können.

Erfassung und Weitergabe der nachfolgend beschriebenen Daten dienen dem Zweck, die für die Einstellung in den Vorbereitungsdienst erforderlichen Daten, seitens der Universität aufzubereiten und an die am Verfahren beteiligten Institutionen elektronisch zu übermitteln. Dies setzt jedoch die Einwilligung der jeweiligen betroffenen Person voraus.

Die folgenden Daten werden erfasst und übermittelt:

1. Vorname, Nachname
2. Geburtsdatum
3. Matrikelnummer
4. Studiengang und Lehramtstyp
5. Studierte Fächer bzw. Fachrichtungen
6. Datum des Studienabschlusses
7. Starttermin des Vorbereitungsdienstes der Bewerbung
8. Zentrum für schulpraktische Lehrerbildung (ZfsL) der Bewerbung
9. Bezirksregierung, der dieses ZfsL zugeordnet ist
10. Falls durch die einstellende Behörde gewünscht: Elektronische Version des Abschlusszeugnisses
11. Digitale Kopie des Personalausweises der Absolventin/des Absolventen (nur Erfassung und keine Übermittlung)

Die Daten 1. bis 6. sowie ggf. 10. werden aus dem Campusmanagement der Universität bereitgestellt. Die Angabe zu 7. und 8. erfolgt durch Abfrage im Rahmen der vorliegenden Einholung der Einwilligung in die Erfassung und Übermittlung von Daten im Rahmen der Bewerbung für den Vorbereitungsdienst für Lehrämter an Schulen NRW. Sollte im Rahmen des Einstellungsverfahrens in den Vorbereitungsdienst zum Zwecke des Vertragsschlusses die Übermittlung einer elektronischen Form des Abschlusszeugnisses (Ziffer 10) erforderlich sein, so stellt die Universität dieses der einstellenden Behörde aufgrund der Einwilligung zur Verfügung. Ziffer 11 dient der Verifikation der Identität der Absolventin/des Absolventen. Die Einwilligung in die beschriebene Verarbeitung ist freiwillig.


Empfänger von personenbezogenen Daten

Die Daten werden dem Ministerium für Schule und Bildung Nordrhein-Westfalen (MSB), Referat 423, elektronisch durch die Universität zur Verfügung gestellt. Seitens des Ministeriums werden die erforderlichen Daten an die für das ZfsL jeweils zuständige Bezirksregierung, Dezernat 47.2, übermittelt. Dies sind:

Bezirksregierung Arnsberg
ZfsL: Arnsberg, Bochum, Dortmund, Hagen, Hamm, Lüdenscheid, Siegen

Bezirksregierung Detmold
ZfsL: Bielefeld, Detmold, Minden, Paderborn

Bezirksregierung Düsseldorf
ZfsL: Düsseldorf, Duisburg, Essen, Kleve, Krefeld, Mönchengladbach, Neuss, Oberhausen, Solingen

Bezirksregierung Köln
ZfsL: Aachen, Bonn, Engelskirchen, Jülich, Köln, Leverkusen, Siegburg, Düren

Bezirksregierung Münster
ZfsL: Bocholt, Gelsenkirchen, Münster, Recklinghausen, Rheine

Die Daten zu den Abschlüssen mit dem Unterrichtsfach Evangelische Religionslehre werden den für die vorläufige kirchliche Unterrichtserlaubnis zuständigen Ansprechpartner*innen der im vorliegenden Antrag von den Antragstellenden angegebenen zuständigen Evangelischen Landeskirche elektronisch zur Verfügung gestellt. 

Die Daten zu den Abschlüssen mit dem Unterrichtsfach Katholische Religionslehre werden den für die vorläufige kirchliche Unterrichtserlaubnis zuständigen Ansprechpartner*innen des Erzbistums Köln elektronisch zur Verfügung gestellt.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden von der Universität verarbeitet, bis der Verarbeitungszweck erfüllt ist. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nicht. Die Verarbeitungsdauer bei den Empfängern wird von diesen in deren Verantwortung im Rahmen der dortigen Prozesse festgelegt.

Verantwortlich für den Datenschutz

Verantwortlich für oben beschrieben Verarbeitung ist die
Universität zu Köln
vertreten durch den Rektor 
Albertus-Magnus-Platz
50923 Köln

Fachverantwortliche Person ist
Florian Buchberger
Zentrum für LehrerInnenbildung der Universität zu Köln
Albertus-Magnus-Platz
50923 Köln
Tel.: 0221 470 - 90675
E-Mail: f.buchberger@uni-koeln.de

Die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten der Universität lauten:
Datenschutzbeauftragte der Universität zu Köln
Albertus-Magnus-Platz
50923 Köln
Telefon: 0221-470-0
E-Mail: dsb@verw.uni-koeln.de

Betroffenenrechte

Sie haben als betroffene Person das Recht auf

- Auskunft vom Verantwortlichen über Ihre Daten
- Berichtigung Ihrer Daten
- Löschung Ihrer Daten
- Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten
- Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt aber nur in die Zukunft. Die auf der Einwilligung beruhende Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt also rechtmäßig. Sie können die vorgenannten Rechte vorzugsweise bei der oben genannten fachverantwortlichen Person geltend machen. Sie haben außerdem das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Aufsichtsbehörde für den o.g. Verantwortlichen für den Datenschutz ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de